Ratgeber für ein strukturiertes Interview:
Unsere Schritt-für-Schritt-Anleitung bereitet Arbeitgeber optimal auf ihr nächstes Bewerbungsgespräch vor. Von der Erstellung einer präzisen Stellenbeschreibung bis zur erfolgreichen Durchführung des Gesprächs bieten wir Ihnen hilfreiche Tipps.
Ausarbeitung einer Stellenbeschreibung.
Beschreiben Sie ausführlich Ihre Stellenanforderungen.
Um qualifizierte Bewerber für Ihr Jobangebot zu gewinnen, ist eine detaillierte Stellenbeschreibung der erste Schritt. Es ist nicht zielführend, nur eine Stichwortliste mit allgemeinen Anforderungen wie „Berufserfahrung erforderlich“ oder „Computerkenntnisse benötigt“ zu erstellen.
Eine gute Stellenbeschreibung muss selbsterklärend sein. Legen Sie die erforderlichen Qualifikationen fest und definieren Sie klar die Aufgaben, Ziele, Kompetenzen, Verantwortlichkeiten und Pflichten, die mit der Stelle verbunden sind. Es ist auch wichtig zu erläutern, wie die Stelle innerhalb der Unternehmenshierarchie eingeordnet ist.
Veröffentlichen Sie Ihr Stellenangebot.
Um passende Kandidaten zu finden, empfiehlt es sich, Ihre Stellenbeschreibung auf Jobbörsen zu veröffentlichen, die Ihre Zielgruppe erreichen. Dabei können Sie zwischen allgemeinen und spezialisierten Stellenportalen wählen.
Einige Jobbörsen bieten Zugang zu einer Lebenslaufdatenbank oder einem Talentpool. Wenn das von Ihnen ausgewählte Stellenportal diese Optionen bereitstellt, empfiehlt es sich, die verfügbaren Möglichkeiten zu prüfen und potenzielle Bewerber direkt zu kontaktieren.
Laden Sie Bewerber zu einem Vorstellungsgespräch ein.
Nach Erhalt der Bewerbungen ist es wichtig, den Eingang zu bestätigen und die Unterlagen zeitnah zu prüfen. Stellen Sie eine Shortlist mit geeigneten Bewerbern zusammen und laden Sie diese in einer persönlichen E-Mail zu einem Vorstellungsgespräch oder einem ersten Kandidaten-Screening ein.
Vergessen Sie nicht, in Ihrer Anfrage Datum, Uhrzeit und Adresse bzw. den Link zur digitalen Plattform für ein virtuelles Treffen anzugeben. Alternativ können Sie verfügbare Termine über Tools wie Google Kalender zur Verfügung stellen.
Erstellung eines Fragenkatalogs.
Erstellen Sie ein Grundgerüst an Fragen.
Sie denken vielleicht, dass Sie sich Ihre Fragen merken können, aber die Realität ist, dass Interviewer oft wichtige Punkte im Gespräch vergessen, wenn sie keinen Fragenkatalog zur Hand haben. Daher ist es ratsam, alle Fragen übersichtlich aufzuschreiben und ausreichend Platz für Notizen zu lassen.
Indem Sie Ihren Bewerbern dasselbe Grundgerüst an Fragen während des Vorstellungsgesprächs stellen, können die Antworten später besser verglichen werden. Diese Vorgehensweise erleichtert Ihnen die objektive und faire Bewertung der Kandidaten und unterstützt Sie bei der Entscheidungsfindung.
Nutzen Sie die Stellenbeschreibung als Inspiration.
Falls in Ihrer Stellenbeschreibung beispielsweise besondere Fähigkeiten im Umgang mit Kunden verlangt werden, sollten Sie Fragen stellen, die sich darauf beziehen. Was zeichnet einen guten Kundenservice aus? Was war die beste Erfahrung mit einem Kundenservice, die Sie je gemacht haben?
Bitten Sie Vertreter anderer Fachabteilungen, mit denen die ausgeschriebene Stelle Berührungspunkte hat, um zusätzliche Fragen für das Vorstellungsgespräch.
Stellen Sie Fragen zum Lebenslauf und dem Anschreiben.
Neben den allgemeinen Fragen, die für alle Bewerber relevant sind, sollten Sie auch spezifische Fragen aus dem Lebenslauf und dem Anschreiben in Ihren Fragenkatalog aufnehmen. Nutzen Sie diese Gelegenheit, um eventuelle Lücken aufzudecken und die Erfahrungen des Bewerbers genauer zu ergründen.
Fragen Sie gezielt nach Fähigkeiten und bisherigen Tätigkeiten, die am besten zur ausgeschriebenen Stelle passen. Darüber hinaus können Sie nach konkreten Beispielen für besondere Herausforderungen oder Projekte fragen, die der Bewerber erfolgreich gemeistert hat, um ein umfassendes Bild von seiner Eignung für die Position zu erhalten.
Beispiele für Fragen aus dem Lebenslauf: Für wie viele Personen hatten Sie in Ihrer Position bei XY die Verantwortung? Sie waren nur für kurze Zeit bei XY beschäftigt – warum wurde das Arbeitsverhältnis beendet?
Beispiele für Fragen aus dem Anschreiben: Sie haben erwähnt, dass Sie ein Verkaufstalent sind – wie hoch waren Ihre Verkaufszahlen im letzten Jahr? Warum sind Sie die richtige Person für den Job?
Erfragen Sie die Karriereziele Ihrer Bewerber.
Vergessen Sie nicht, in Ihren Fragenkatalog auch Fragen aufzunehmen, die Ihnen helfen, die Karriereziele Ihrer Kandidaten zu verstehen. Fragen Sie beispielsweise, warum sich ein Bewerber für die Stelle interessiert.
Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass die Anforderungen der Stelle verstanden wurden, die Zukunftspläne des Bewerbers mit den Zielen Ihres Unternehmens übereinstimmen und Interesse an einer langfristigen Bindung besteht.
Beispiele für Fragen zu Karrierezielen: Wie sieht der perfekte Job für Sie aus? Wo sehen Sie sich in 3 Jahren? Wie definieren Sie Erfolg?
Bringen Sie die Gehaltsvorstellungen in Erfahrung.
Am einfachsten ist es, Bewerber direkt nach ihren Gehaltsvorstellungen zu fragen. Liegt Ihr Angebot unter dem, was Bewerber derzeit verdienen oder erwarten, sind sie wahrscheinlich nicht die richtigen Kandidaten.
Die meisten Menschen wollen bei einem Stellenwechsel nicht weniger verdienen. Wird ein Gehalt akzeptiert, das weit unter den angegebenen Erwartungen liegt, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass der Bewerber sich bald nach einer neuen Stelle umsieht.
Um Bewerber mit Gehaltsvorstellungen, die Ihr Budget überschreiten, zu vermeiden, empfiehlt es sich, die Gehaltsspanne bereits in der Stellenanzeige anzugeben.
Organisation des Bewerbungsgesprächs.
Binden Sie Kollegen ein.
In der Regel leitet die direkte Führungskraft das Bewerbungsgespräch und wird dabei von einem Mitarbeiter der Personalabteilung unterstützt. Gelegentlich kann es sinnvoll sein, eine weitere Person aus dem Team oder einer anderen Abteilung hinzuzuziehen. Bitten Sie alle Beteiligten, sich die Gesprächstermine vorzumerken.
Laden Sie nicht mehr als zwei bis drei Personen aus Ihrem Unternehmen zu dem Vorstellungsgespräch ein, da das ansonsten auf Kandidaten einschüchternd wirken kann.
Sollte ein Kollege oder eine Kollegin, auf deren Meinung Sie nicht verzichten möchten, verhindert sein, können Sie im Bedarfsfall ein weiteres Gespräch mit dem Bewerber vereinbaren.
Sichern Sie sich einen Raum.
Unabhängig davon, ob das Gespräch persönlich oder virtuell stattfindet, ist es wichtig, eine angenehme Atmosphäre zu schaffen und sicherzustellen, dass Ihr Meeting in einer ruhigen Umgebung stattfinden kann.
Ein Büro oder ein Konferenzraum sind gängige Optionen, aber nicht zwingend erforderlich. Stattdessen können Sie auch eine Firmenlounge oder einen ruhigen Außenbereich für das Gespräch nutzen. Wenn Sie das Gespräch per Videokonferenz führen, achten Sie auf einen ansprechenden Hintergrund und eine gute Beleuchtung Ihres Gesichts.
Erinnern Sie Teilnehmer an das Vorstellungsgespräch.
Wenn der Termin für das Vorstellungsgespräch einige Tage im Voraus vereinbart wurde, sollten Sie ihn ein oder zwei Tage vorher noch einmal per E-Mail bestätigen und Ihre Freude über das bevorstehende Treffen zum Ausdruck bringen.
Wenn das Vorstellungsgespräch persönlich stattfindet, schicken Sie eine Wegbeschreibung und weitere wichtige Informationen. Bei einem virtuellen Treffen können Sie noch einmal auf die Systemvoraussetzungen hinweisen.
Ablauf des Bewerbungsgesprächs.
Begrüßen Sie Ihren Gesprächspartner.
Die Begrüßung legt den Grundstein für den weiteren Verlauf des Gesprächs. Begrüßen Sie den Bewerber freundlich und lockern Sie die Atmosphäre mit ein wenig Smalltalk auf.
Anschließend stellen Sie sich und die anderen Teilnehmer kurz vor und erläutern den Ablauf und die Dauer des Gesprächs. Danach geben Sie eine kurze Einführung in Ihr Unternehmen.
Stellen Sie Ihre Fragen.
Nachdem Sie sich vorgestellt haben und Informationen zur ausgeschriebenen Stelle geteilt haben, ist es an der Zeit, dem Bewerber Ihre allgemeinen und spezifischen Fragen aus dem Fragenkatalog zu stellen. Diese sollten die folgenden vier Hauptbereiche abdecken:
- Persönlichkeit und Motivation.
- Fachkenntnisse und Arbeitsweise.
- Stellenanforderungen.
- Vertragliche Rahmenbedingungen.
Falls Unklarheiten oder Widersprüche auftreten, zögern Sie nicht, zwischendurch nachzuhaken, bevor Sie zum nächsten Punkt des Fragenkatalogs übergehen.
Wenn der Bewerber allgemeine Erfolge oder Fähigkeiten erwähnt, bitten Sie um konkrete Beispiele, idealerweise mit quantitativen Angaben.
Bieten Sie eine Fragerunde an.
Es ist wichtig, den Bewerbern das Gefühl zu geben, dass Fragen nicht nur erlaubt, sondern sogar erwünscht sind. Am Ende des Gesprächs sollte noch einmal ausdrücklich auf die Möglichkeit einer Fragerunde hingewiesen werden. Gute Bewerber haben in der Regel bereits eine Reihe von Fragen vorbereitet.
Beenden Sie das Gespräch mit einer persönlichen Note.
Am Ende des Gesprächs sollten Sie sich für das Gespräch bedanken und einen groben Ablauf- und Zeitplan für das weitere Auswahlverfahren nennen. Vergewissern Sie sich, dass der Bewerber Ihre Kontaktdaten hat, damit er sich bei Rückfragen an Sie wenden kann. Verabschieden Sie sich mit Namen.
Wenn Sie ein persönliches Gespräch mit dem Bewerber geführt und einen positiven Eindruck gewonnen haben, können Sie zum Abschluss eine kurze Führung durch Ihre Räumlichkeiten anbieten und die zukünftigen Kollegen kurz vorstellen.
Worauf es während des Gesprächs ankommt.
Dominieren Sie das Gespräch nicht.
Es kommt häufig vor, dass Bewerber während des Vorstellungsgesprächs nervös sind und sich in ihrer Rolle unwohl fühlen. In solchen Fällen sind viele Interviewer versucht, die Kontrolle über das Gespräch zu übernehmen, um es in Gang zu halten. Denken Sie jedoch daran, dass Sie es sind, der die Informationen benötigt.
Seien Sie ein guter Zuhörer.
Als Interviewer ist es Ihre Aufgabe, Informationen über das Unternehmen zu teilen und Fragen zu beantworten. Jedoch ist es ebenso wichtig, aufmerksam zuzuhören und die Äußerungen sowie den Ausdruck des Bewerbers zu beachten. Widmen Sie Ihren Gesprächspartner daher Ihre volle Konzentration.
Machen Sie sich Notizen.
Insbesondere bei kurz aufeinander folgenden Vorstellungsgesprächen besteht die Gefahr, wichtige Eindrücke oder Antworten aus früheren Interviews zu vergessen. Es ist daher ratsam, sich Notizen zu machen und diese später abzutippen. Dies erleichtert es, sich an Details zu erinnern und Antworten besser zu vergleichen.
Das Wichtigste in Kürze:
Ein erfolgreiches Vorstellungsgespräch gibt Ihnen Einblick in die Arbeitsmoral, den beruflichen Werdegang, die Zukunftspläne und die Erwartungen des Bewerbers an Ihr Unternehmen. Wenn Sie sich diese Ziele vor Augen halten, wird es Ihnen leichter fallen, die ideale Person für die zu besetzende Stelle zu finden.
Vergessen Sie nicht, dass das Vorstellungsgespräch auch eine Gelegenheit für Bewerber ist, Ihr Unternehmen kennenzulernen. Sorgen Sie für einen transparenten und respektvollen Bewerbungsprozess und stellen Sie sicher, dass jeder Bewerber ein angemessenes Feedback erhält.