Ratgeber für eine Stellenbeschreibung:
Folgen Sie den folgenden drei einfachen Schritten, um eine gute Stellenbeschreibung zu erstellen.
Einleitung.
Verwenden Sie eine akkurate Stellenbezeichnung.
Vermeiden Sie Fachjargon, kreative Titel oder komplizierte Beschreibungen in der Stellenbezeichnung. Die Wortwahl sollte präzise und verständlich sein. Stellenbeschreibungen sind in der Regel nur für den internen Gebrauch gedacht, dienen aber häufig als Grundlage für externe Stellenanzeigen.
Eine unverständliche Bezeichnung in der Stellenbeschreibung bzw. in der Stellenanzeige könnte potenzielle Bewerber abschrecken. Daher ist es wichtig, klare Jobtitel zu verwenden.
Geben Sie einen kurzen Überblick über die Stelle.
Ein kurzer Überblick am Anfang der Stellenbeschreibung hilft Lesern, die Rolle im Unternehmen zu verstehen. Sie können auch kurz auf erwartete Erfolge eingehen. Schreiben Sie aber nicht mehr als ein oder zwei Sätze.
Für den weiteren Verlauf der Beschreibung ist es ratsam, die Aufgaben, Befugnisse und Zuständigkeiten stichpunktartig darzustellen. Jeder dieser Abschnitte sollte idealerweise zwischen 5 und 7, jedoch nicht mehr als 10 Stichpunkte umfassen.
Inhalte einer Stellenbeschreibung.
Ordnen Sie die Stelle organisatorisch zu.
Ordnen Sie die Position innerhalb des Unternehmens zu, indem Sie die zugehörige Abteilung und den Standort angeben, an dem die Tätigkeit ausgeübt wird. Führen Sie in diesem Abschnitt außerdem Informationen zu übergeordneten, untergeordneten und gleichgestellten Positionen sowie zu Stellvertreterregelung auf.
An dieser Stelle empfiehlt es sich, ein Organigramm, also die bildliche Darstellung der wichtigsten Positionen im Unternehmen, mit der Stellenbeschreibung zu verknüpfen.
Beschreiben Sie die zur Stelle gehörenden Aufgaben.
Kern der Stellenbeschreibung ist die Beschreibung der Haupt- und Nebenaufgaben, die in den Tätigkeitsbereich der Position fallen. Führen Sie auch Routineaufgaben auf.
Falls es Berührungspunkte mit anderen Abteilungen gibt, bitten Sie diese, die in ihren Zuständigkeitsbereich fallenden Aufgaben zu beschreiben, damit diese im Dokument berücksichtigt werden können. Es ist wichtig, die Beziehungen des Stelleninhabers zu anderen Abteilungen oder Stellen aufzulisten und zu regeln.
Beispiel für eine Aufgabenformulierung in einer Stellenbeschreibung: Der Stelleninhaber übernimmt Aufgaben der Qualitätskontrolle im Fertigungsbereich.
Beispiel für eine Aufgabenformulierung in einer Stellenbeschreibung mit Personalverantwortung: Der Stelleninhaber plant in Abstimmung mit den ihm unterstellten Mitarbeiter Maßnahmen zur Weiterbildung und Qualifizierung des Mitarbeiters.
Beispiel für eine Aufgabenformulierung in einer Stellenbeschreibung mit Schnittstelle zu einer anderen Abteilung: Der Stelleninhaber bereitet die für den Quartalsbericht erforderlichen Daten auf und liefert diese spätestens 10 Arbeitstage vor Quartalsende an das Controlling.
Legen Sie die Befugnisse fest.
Nach der Beschreibung der zur Stelle gehörenden Aufgaben müssen die damit verbundenen Befugnisse festgelegt werden, um die Verantwortlichkeiten, Entscheidungsbefugnisse und Handlungsspielräume zu klären. Definieren Sie, welche Aufgaben selbständig ausgeführt werden können und welche in Zusammenarbeit mit anderen erledigt werden müssen.
Es ist wichtig, Aufgaben und Befugnisse mit angrenzenden Stelleninhabern abzustimmen, um Überschneidungen und Kompetenzkonflikte zu vermeiden. Diese Vorgehensweise schafft Klarheit für alle Beteiligten und fördert ein harmonisches Arbeitsumfeld.
Beispiele für die Festlegung von Befugnissen: Alleinverantwortung für Marketingkampagnen, Erstellung von Monatsberichten und deren Präsentation bei Geschäftsleitungssitzungen, Vorschlag von Weiterbildungsmaßnahmen für unterstellte Mitarbeiter an die Personalentwicklungsabteilung.
Bestimmen Sie die Fähigkeiten und Kompetenzen.
Die Stellenbeschreibung sollte ein Anforderungsprofil für potenzielle Bewerber enthalten. Beschreiben Sie die erforderlichen Kompetenzen wie Qualifikationen und Fachwissen. Erwähnen Sie auch andere fachliche Kompetenzen wie IT- oder Sprachkenntnisse sowie persönliche Kompetenzen.
Stellen Sie sicher, dass die genannten Kompetenzen mit den definierten Aufgaben und Befugnissen übereinstimmen.
Beispiel für die Formulierung einer Kompetenz in einer Stellenbeschreibung: Der Stelleninhaber ist mit der Bedienung verschiedener Messsysteme vertraut und kann Messdaten erfassen, aufbereiten und mithilfe von EDV-Anwendungen auswerten.
Definieren Sie die Ziele der Stelle.
Beschreiben Sie den Zweck der Stelle und wie die Position die Unternehmensziele unterstützen kann. Bei der Festlegung der Ziele sollten Sie, falls möglich, die SMART-Methode anwenden, die Ziele also spezifisch, messbar, akzeptiert, realistisch und terminiert machen.
Beispiel für die Formulierung eines Ziels in einer Stellenbeschreibung: Die Anzahl der Neukunden steigt durch die Umsetzung von Online-Marketingmaßnahmen innerhalb von 12 Monaten um 5 Prozent.
Finalisierung und Freigabe.
Lassen Sie die Stellenbeschreibung Korrektur lesen.
Um inhaltliche Fehler, Rechtschreibfehler oder unklare Formulierungen zu vermeiden, ist es ratsam, die Stellenbeschreibung nach Fertigstellung von einer dritten Person gegenlesen zu lassen.
Stimmen Sie sich mit der Personalabteilung ab.
Um sicherzustellen, dass die Stellenbeschreibung den formalen Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht und die inhaltlichen Aufgaben, Befugnisse und Kompetenzen korrekt aufgeführt sind, ohne Konflikte mit anderen Abteilungen auszulösen, ist es ratsam, das Dokument von der Personalabteilung genehmigen zu lassen.
Gewähren Sie Zugriff auf die Stellenbeschreibung.
Eine Stellenbeschreibung ist für den internen Gebrauch bestimmt. Stellen Sie sicher, dass das Dokument sowohl dem Stelleninhaber als auch der Personalabteilung und anderen relevanten Führungskräften oder Teams zugänglich ist, damit die Aufgaben, Befugnisse und Kompetenzen jederzeit nachgelesen werden können.
Um dies zu gewährleisten, kann das Dokument in einem speziellen HR-Ordner, im Intranet oder in einem anderen Projekttool abgelegt werden.
Stellen Sie sicher, dass die Stellenbeschreibung auf dem neuesten Stand ist, da sich die Anforderungen ändern können. Überprüfen Sie das Dokument mindestens einmal jährlich.
Unterschied Stellenbeschreibung und Stellenausschreibung:
Stellenbeschreibungen sind interne Dokumente, die die Aufgaben, die hierarchische Einordnung im Unternehmen und die Verantwortlichkeiten einer Stelle detailliert beschreiben und Führungskräften, ausgewählten Fachabteilungen und dem Stelleninhaber zur Verfügung gestellt werden.
Stellenausschreibungen, oft auch Stellenanzeigen genannt, nutzen die in der Stellenbeschreibung enthaltenen Informationen, um interne und externe Bewerber anzusprechen. Sie sind in der Regel weniger detailliert und enthalten auch Informationen über den Arbeitgeber.
Vorlage für eine Stellenbeschreibung