Cómo hacer la transición a trabajo remoto

La mejor manera de comenzar a redactar la política de tu empresa con respecto al trabajo remoto es consultar y colaborar con las partes interesadas internas, como la gerencia, los líderes de equipo, recursos humanos y el departamento legal.

Deberás evaluar lo que se necesita para garantizar que los empleados estén bien equipados para trabajar desde casa y los procesos que se deben implementar para administrar eficientemente la fuerza laboral.

El primer paso en la transición de los empleados para que trabajen desde casa es elaborar una política de trabajo remoto que sea clara, para que el personal la comprenda sin tener que contratar la ayuda de un abogado.

Esencialmente debe definir cómo los empleados trabajarán de forma remota y cubre temas como las horas de trabajo, las herramientas de software y cómo se mide la productividad. Idealmente, la política debería revisarse y actualizarse al menos una vez al año.

Temas básicos cubiertos en una política de trabajo remoto:

• Quién es elegible para trabajar desde casa.
• Con qué frecuencia los empleados pueden trabajar desde casa (por ejemplo, a tiempo parcial o a tiempo completo).
• Cuáles son los requisitos de disponibilidad y las especificaciones en cuanto al horario de trabajo.
• Qué aplicaciones y herramientas de software se utilizarán (por ejemplo, para organización de tareas, almacenamiento, seguridad, reuniones, etc.).
• Cómo deben comunicarse los empleados.
• Cómo se registra el tiempo y los entregables.

Dentro de la política es posible que ya hayas definido los programas específicos que los empleados deben usar cuando trabajan a distancia. Estos pueden incluir herramientas de automatización del flujo de trabajo, software y hardware, según la función que deban realizar.

Herramientas de software para trabajo remoto:

• El software de administración de proyectos es increíblemente útil y conveniente para que los equipos planifiquen, presupuesten, organicen y administren proyectos. Muchas herramientas de software de gestión de proyectos están en la nube, lo que las hace ideales para gestionar y optimizar los flujos de trabajo de forma remota.

• Las herramientas de colaboración son vitales para que las empresas organicen y almacenen información, se comuniquen dentro y entre departamentos, compartan archivos y más. Al evaluar cuál herramienta eligirás, ten en cuenta que debe ser fácil de usar para todos los empleados, integrarse bien con otros softwares y garantizar la seguridad de datos.

• Los servicios en la nube son una solución conveniente que permite a los usuarios realizar copias de seguridad y acceder a los datos desde diferentes dispositivos habilitados para Internet. En lugar de almacenar información en una computadora central, los servicios en la nube brindan almacenamiento en línea.

• El software de videoconferencia ya es de uso común y es una herramienta clave para que las empresas con personal a distancia mantengan reuniones y contacto regularmente. Hay opciones de pago y gratuitas disponibles. La mayoría de las herramientas de colaboración también admiten videollamadas, en cuyo caso es posible que no necesiten un programa separado para esto.

• Los sistemas de gestión de aprendizaje son una excelente forma de mantener a los empleados actualizados. Los sistemas de gestión del aprendizaje facilitan la difusión de materiales didácticos y brindan capacitación al personal de forma completamente remota.

• El software de seguimiento del tiempo se puede usar para capturar las horas de trabajo, las horas extra y, a menudo, incluye varias funciones adicionales, como herramientas de programación e integraciones con plataformas populares de recursos humanos y nómina. Hay opciones de pago y gratuitas.

• El software de gestión del rendimiento facilita el seguimiento de la productividad de los empleados y permite la retroalimentación en tiempo real. Una herramienta útil para los gerentes de una fuerza laboral remota, ya que facilita la mejora del rendimiento de los empleados.

• La seguridad es una preocupación importante para cualquier negocio y especialmente para aquellos que están experimentando una transformación digital. Para los empleados que trabajan desde casa, se puede usar una Red Privada Virtual para crear una conexión más segura y protegerse contra las amenazas de seguridad en línea.

• El software de acceso remoto se usa para acceder a computadoras remotas para brindar soporte técnico, como solucionar problemas del sistema y actualizar el software.

• Administradores de contraseñas pueden ser muy útiles si tienen varios programas para los cuales los empleados tienen contraseñas de inicio de sesión separadas.

Idealmente, debes equipar a cada uno de los empleados con estas herramientas, como equipo específico, instalar programas de software en las computadoras y brindarles la capacitación necesaria mientras aún están en la oficina, ya que la configuración, si bien no es imposible, puede ser más desafiante cuando se realiza de forma remota.

Las prácticas y los procesos de gestión cambiarán inevitablemente cuando una fuerza laboral pase de un entorno de oficina tradicional a trabajar desde casa. Los gerentes y líderes de equipo tendrán que adaptarse para ceder algo de control y generar confianza. Colabora con tus gerentes y líderes de equipo para establecer la estrategia de gestión.

Los gerentes o líderes de equipo deben guiar y apoyar al personal a lo largo del proceso de transición y administrar las expectativas. Asegúrate de que entiendan los nuevos procesos, tengan todas las herramientas que necesitan y sepan cómo usarlas.

Apoya a los empleados mientras se preparan para trabajar desde casa. Es posible que no todos tengan el entorno doméstico ideal para acomodar una oficina en el hogar y tal vez haya algunas cosas que puedas hacer para ayudar con esto, como suministrar equipos y brindar consejos, soluciones y prácticas para crear un límite entre la vida laboral y personal.

Invita a los empleados a diseñar un horario de trabajo diario y anímalos a establecer una rutina regular. Un día de trabajo bien estructurado los ayudará a mantenerse al corriente con lo que se debe hacer.

Asegúrate de que los empleados sepan lo que se espera de ellos y establece objetivos claros y alcanzables. Más allá de asignar tareas y plazos, el personal está mejor preparado para el trabajo remoto y es más productivo cuando se le brinda orientación individual y tranquilidad con respecto a su desempeño.

Sigue en contacto con los empleados, revisa cómo cumplen con tareas específicas, y crea un sólido ciclo de retroalimentación alentándolos a comunicarse regularmente para expresar sus inquietudes y cualquier problema o dificultad que puedan encontrar.

Al establecer pautas de comunicación, también establecerás los tipos y la frecuencia de las reuniones. Las juntas deben ser regulares y para mantener fresca la cultura de la empresa y una interacción social, es bueno comenzar con un poco de conversación.

Pregunta a tus empleados cómo les va y anima a todos a compartir sus experiencias. Este tipo de intercambio no sólo los ayudará a sentirse más conectados con el equipo y el negocio, sino que también brindará la oportunidad de que compartan sus mejores prácticas.

Después de una junta siempre es bueno hacer un seguimiento con un correo electrónico o un mensaje de chat, cubriendo los puntos clave que se discutieron, el camino a seguir o lo que se espera para la próxima reunión, y algunas palabras de agradecimiento y motivación.

Cómo mantener y fortalecer la cultura de la empresa dentro de una fuerza laboral remota:

• Alienta a los empleados a interactuar socialmente.
• Organiza una chat o junta informal para que los empleados socialicen.
• Mantén la comunicación cara a cara con videoconferencia.
• Ofrece módulos de capacitación en línea para mantener a los empleados comprometidos.
• Realiza actividades virtuales de team building.
• Recompensa los logros.