Checklist para capacitar a personal nuevo:
Utiliza este checklist gratuito como guía para dar capacitación a tus colaboradores.
Descarga aquíCómo capacitar a personal nuevo:
Cinco sencillos pasos sobre cómo capacitar a tus nuevos empleados.
Revisa tu estrategia de capacitación.
Asegúrate de que el material se alinee con los objetivos de la empresa.
Con el tiempo, los objetivos pueden desarrollarse o cambiar, por lo que es importante que el material de capacitación crezca con la empresa. Lee todo y retira los recursos obsoletos que ya no se alinean con la misión de tu negocio.
Asegúrate de que todos los recursos estén actualizados.
Ya sea que hayas retirado presentaciones de PowerPoint o libros electrónicos obsoletos, todos tus recursos deben incluir material nuevo y atractivo. Para puestos que requieren mucho trabajo en la computadora, verifica que los dispositivos estén actualizados y funcionando para garantizar una sesión de capacitación sin problemas.
Identifica qué funciona y qué no.
Identifica qué métodos de capacitación te han ayudado antes y selecciona técnicas que podrían actualizarse o reutilizarse. Una vez que los hayas encontrado, evalúa cómo se complementan o contrastan con el tema de tu sesión de capacitación y los objetivos de la empresa.
Por ejemplo, el trabajo teórico denso que generalmente viene en forma de cuadernos impresos, podría reemplazarse por guías y/o juegos interactivos en línea para ayudar a comunicar la misma información de manera más concisa.
Investiga nuevas tendencias de capacitación.
Considera métodos de capacitación interactivos.
Piensa en agregar actividades agradables a las sesiones de capacitación para que sean más participativas y atractivas. Ya sea que realices dinámicas, aprendizaje electrónico, o el peer-to-peer learning, los métodos que requieren interacción tienen el poder de fomentar la camaradería y ayudan a que la sesión sea divertida y memorable.
Encuentra tendencias específicas para tu industria.
Al investigar, ten en cuenta las tendencias de capacitación específicas de tu industria. Por ejemplo, las empresas en el rubro del deporte pueden optar por juegos interactivos y físicos, mientras que las centradas en el servicio al cliente pueden hacer juegos de rol o estudios de casos.
De cualquier manera, es importante que la capacitación sea distinta e informativa.
Comienza con los preparativos.
Identifica los objetivos de las sesiones de capacitación.
Antes de comenzar a preparar el material de capacitación, asegúrate de tener claros los objetivos de la sesión. Por ejemplo, ¿cuáles son los resultados esperados? ¿En qué temas se centrará y por qué? Una vez que hayas compilado una lista clara de objetivos, comienza a preparar tu presentación.
Personaliza tu material.
Si bien algunos temas de capacitación, como la etiqueta de la fuerza laboral y las políticas de la empresa, se crean para todos los empleados, hay ciertos temas que son sólo aplicables a diferentes departamentos. Dependiendo de los empleados que estés capacitando, ajusta el material para que coincida con las expectativas laborales diarias.
Ensaya tu presentación y pide retroalimentación.
Una vez que hayas completado tu presentación, ensáyala frente a un grupo de compañeros de confianza. Deja espacio para preguntas y pide a tus colegas sus comentarios honestos. Dependiendo de sus respuestas y sugerencias, modifica tu presentación.
Crea un programa de capacitación.
Configura una línea de tiempo de tus ejercicios para garantizar un proceso sin problemas. Conocer el cronograma también te ayudará a establecer una fecha límite en la preparación de tu material de capacitación.
Además de los descansos designados y el trabajo teórico, deja suficiente tiempo para preguntas. Dar a los nuevos empleados la libertad de cuestionar es vital si quieres que se sientan cómodos con su trabajo.
Comienza tus sesiones de capacitación.
Explica el propósito de cada sesión.
Antes de continuar con la capacitación, abre la comunicación con los nuevos empleados explicando el propósito y los resultados de cada sesión. Esto ayuda a definir los objetivos y le da al personal una idea de qué esperar.
Lleva a cabo la sesión de capacitación.
Recuerda que las sesiones de capacitación deben ser productivas y eficientes a través de una planificación clara y una buena gestión del tiempo. Para ayudar a simplificar la información proporcionada, incluye material que sea conciso y legible y, según el método didáctico que elijas, deja suficiente espacio para preguntas y debates.
Entrega una breve evaluación al final de la capacitación.
Como empleador, es importante que puedas evaluar el éxito de la sesión de capacitación. Esto se puede lograr a través de encuestas breves o evaluaciones que cubran los puntos clave del ejercicio.
Con las encuestas, podrás evaluar las opiniones y los comentarios de los nuevos empleados, mientras que las evaluaciones destacan cuánto han aprendido.
Proporciona retroalimentación.
Revisa las evaluaciones y proporciona comentarios.
Mantén una excelente comunicación con los nuevos empleados invitándolos a sesiones de retroalimentación. Haz preguntas sobre sus deberes y cómo se alinean con el material de la capacitación. Analiza las evaluaciones e identifica las áreas que requieren formación adicional.
Destina tiempo para sesiones individuales para brindar comentarios personalizados. En estas sesiones, asegúrate de felicitar al empleado en las áreas en las que se destacó. Finalmente, analiza el camino a seguir en términos de sesiones de seguimiento.
Revisa tus métodos periódicamente.
Para asegurarte de que tus métodos de capacitación sigan siendo convincentes y relevantes, actualiza las técnicas periódicamente. Revisa los comentarios recibidos de los empleados a lo largo del tiempo, ya que puede ayudarte a comprender mejor lo que aprecian o lo que les disgustan de las sesiones.
Debes mantenerte informado sobre las últimas tendencias en capacitación. Por ejemplo, el enfoque de e-learning cambia continuamente a medida que más empresas eligen el aprendizaje en línea y remoto. Esto ha resultado en una afluencia de plataformas innovadoras que son creativas y atractivas.
Principales métodos de capacitación:
El e-learning.
También conocido como aprendizaje electrónico, es un método de capacitación popular que utiliza programas remotos en línea, que ofrecen juegos, lecciones divertidas y cuestionarios que hacen que la sesión se sienta más avanzada y atractiva. Este método de capacitación puede ser más participativo.
Además, según el programa que utilices, podrás incluir contenidos de vídeo y presentaciones en directo. Dicho esto, configurar gráficos e información para los sistemas de e-learning puede llevar tiempo, y es posible que quienes impartan la sesión deban recibir capacitación para administrar mejor el sistema que elijan.
Microlearning.
El microlearning o microaprendizaje consta de sesiones cortas y concisas que duran entre 5 y 10 minutos. Cada sesión de la capacitación tiene un objetivo específico establecido, lo que proporciona estructura y objetivos a corto plazo para trabajar. También ayudan a los nuevos empleados a sentirse menos abrumados con la nueva información.
Sin embargo, si bien el microaprendizaje es ideal para puestos de bajo riesgo, es posible que las sesiones cortas no funcionen para empresas que requieren una capacitación más compleja, ya que las limitaciones de tiempo podrían afectar la cantidad de información cubierta.
Hacer sombra.
Un método de capacitación más tradicional, que ha demostrado ser eficaz en ocupaciones que requieren mucho trabajo práctico. Para comprender mejor la fuerza laboral de la empresa, los empleadores pueden elegir emparejar a los nuevos empleados con una persona que los guiará, o pueden observar puestos de varios departamentos.
Si bien este método de observación también es efectivo para fomentar las relaciones y una excelente comunicación entre el personal, es posible que no funcione en entornos acelerados donde los nuevos empleados no tengan tiempo de preguntar o interactuar. Además, funciona mejor cuando el nuevo colaborador ya tienen experiencia previa en el puesto.
Capacitación con instructores.
Un instructor que dirige una sesión a menudo se considera el medio estándar de capacitación. Pero, aunque se ha vuelto más obsoleto, sigue siendo uno de los métodos más efectivos. Esto se debe en gran parte a su formato interactivo, que permite a los nuevos empleados interactuar con los formadores y hacer preguntas en tiempo real.
Los empleadores también pueden cubrir más material durante la capacitación dirigida por un instructor, lo que es una buena opción para explicar los requisitos complejos del trabajo. Sin embargo, para los nuevos empleados, estas sesiones pueden ser monótonas, especialmente si van seguidas de largos períodos de descarga de información.
Juego de rol.
El juego de rol es un método de capacitación muy conocido para puestos que requieren contacto directo con los clientes. En estas sesiones, formadores y aprendices asumirán el papel de cliente y empleado, respectivamente, y representarán posibles escenarios que puedan darse en el puesto de trabajo.
Este método de capacitación permite que el personal visualice mejor el rol y reciba comentarios que son más útiles. El juego de rol tiene un enfoque más práctico que podría no adaptarse al estilo de aprendizaje de todos. Además, ciertos escenarios pueden parecer innecesarios, especialmente si el nuevo empleado tiene mucha experiencia previa.
Collaborative training.
Con el también llamado aprendizaje colaborativo, varios empleados comparten sus experiencias y conocimientos para ayudar al personal a aprender unos de otros. Este método de capacitación es excelente para fomentar la comunicación entre los empleados, y la experiencia puede alentar a los nuevos empleados a interactuar más.
Es más adecuada para roles que no requieren rutinas y tareas complejas, pero en los casos en que los puestos pueden ser más complicados, las empresas optan por agregar una capacitación dirigida por un instructor. Lo anterior, a menudo extiende el período de capacitación, lo que podría afectar los costos y los horarios de trabajo de los empleados.
Peer-to-peer learning.
Al igual que el aprendizaje colaborativo y el hacer sombra, este método requiere que los empleados actuales ayuden a capacitar a los nuevos. A diferencia de la observación, se espera que el personal actual tome el papel de capacitador, lo que podría afectar su horario de trabajo y su desempeño.
Si bien este método de capacitación es altamente efectivo en proyectos colaborativos, requerirá mucho compromiso y tiempo de los empleados actuales, quienes deberán poder medir el éxito del nuevo empleado a través de evaluaciones y discusiones continuas.
Formas de mejorar la capacitación:
1. Asegúrate de que está dirigida a los empleados.
No hagas que los ingenieros reciban la misma información que el equipo de ventas. Dirige la capacitación con la mayor precisión posible, de modo que puedas relacionarla directamente con la forma en que ayuda a las personas a desempeñarse en sus labores.
2. Hazlo realidad haciendo que el personal use la capacitación de inmediato.
Después de la capacitación, asigna a los empleados una tarea que realmente requiera que usen lo que acaban de aprender. Les ayudará a cimentar el aprendizaje y te mostrará exactamente dónde todavía necesitan orientación.
3. Haz que la capacitación sea más agradable.
La capacitación no tiene por qué ser desagradable. Tomen descansos y crea tiempo para socializar. No dejes que la formación se convierta en sinónimo de aburrimiento en tu empresa.
4. Capacítalos cuando lo necesiten.
No capacites ahora para algo que un empleado necesitará en dos meses. Segmenta la capacitación del personal e intenta planificarla para que la utilicen tanto como sea posible, después de que finalice la sesión. Retendrán más información y se perderá menos tiempo en volver a capacitar al personal sobrecargado.
Sé estratégico con la capacitación para obtener ganancias a largo plazo:
La mayoría de las empresas gastan más dinero en café que en capacitación. Si el objetivo es tener una fuerza laboral de alto rendimiento, debes gastar los recursos para desarrollar a los empleados. Alinear los recursos con las metas es la estrategia.
Ahora, si asignas más recursos a la capacitación, lo más seguro es que alguien querrá ver beneficios medibles, como debería ser. Por lo tanto, establece objetivos y crea un proceso de medición simple para poder ver los resultados.
Una estadística que puedes usar para medir la efectividad es la rotación de empleados. Una mejor formación debería reducir la rotación. Puedes hacer la medición, calcula la tasa de abandono.
Revisa la tasa histórica de rotación voluntaria e identifica si una mejor capacitación ayudará a disminuirla. También puedes usar un informe para ver la rotación en otras empresas de la industria.
Para medir si los empleados realmente están asimilando la nueva capacitación, puedes hacer que capaciten a otros empleados sobre lo que han aprendido.
Esto nos lleva a otra forma de volver estratégica a la capacitación: el cross-training.
Además de ser una forma de medir lo que un empleado ha aprendido, el cross-training permite el crecimiento y el desarrollo profesional, satisfaciendo el deseo del personal de aprender nuevas habilidades, al tiempo que le permite aumentar la cobertura de la oficina. Entonces, si un empleado está fuera, siempre hay alguien que entiende su trabajo.
A medida que la empresa pone un enfoque más estratégico en la capacitación y no en el presupuesto para el café que se toma en la oficina, puede convertirse en el tipo de compañía que pone a los empleados en primer lugar.
Las empresas que utilizan la estrategia de poner a los empleados primero obtienen enormes ventajas competitivas y terminan con clientes más satisfechos como resultado. ¿Cuál es la clave para lograrlo? Dar capacitación y desarrollo a su fuerza de trabajo.
Para las empresas que priorizan a los colaboradores, una buena estrategia de capacitación se convierte esencialmente en una buena estrategia comercial. Ya sea que decidas enfocar las prioridades en los empleados o no, debe quedar claro que una mejor capacitación hace mejores empresas y clientes más felices.
Señales de un programa de capacitación deficiente para nuevos empleados:
1. El propósito de la capacitación es ambiguo.
¿Alguna vez te sentaste en una sesión y te preguntaste por qué estoy aquí? La capacitación que no tiene conexión con las tareas del día a día fallará. Muestra a los empleados exactamente cómo se relaciona con su trabajo y la misión de la empresa.
2. Los empleados tienen miedo al fracaso.
En lugar de capacitar a los empleados y esperar que se desempeñen perfectamente, dales la oportunidad de fallar. Permíteles usar lo que han aprendido sin temor a las repercusiones si cometen algunos errores.
3. No se proporcionan comentarios.
Esto es especialmente importante para colaboradores jóvenes. Los empleados quieren saber si están haciendo un buen trabajo y dónde pueden mejorar. No los dejes en la oscuridad acerca de su desempeño.
4. Dar por sentado que los empleados no quieren recibir formación.
A menudo, los empleados no piden formación, pero no tiene nada que ver con su deseo de aprender. Es posible que no estén seguros de cómo preguntar, tengan miedo al rechazo o tengan la impresión de que los hará parecer incapaces. La mayoría quiere oportunidades de desarrollo profesional y se alegrarán si se las ofreces.
Cómo volver a capacitar a los empleados