Manual del empleado

Tabla de contenidos:

• Introducción.
• Definiciones de la condición de empleado.
• Políticas laborales.
• Política salarial.
• Código ético y código de conducta.
• Prestaciones y servicios.
• Comunicaciones con los empleados.

Ejemplo de manual del empleado:

A continuación hemos creado una plantilla de manual del empleado que puedes utilizar en su totalidad. También puedes cortar y pegar las secciones que sean más relevantes para tu empresa y crear una versión personalizada. Las secciones en [negrita] deben eliminarse y sustituirse por tu propia redacción.

1. Introducción.

¡Bienvenido a [Nombre de la Empresa]! Nos alegramos de tenerte aquí. Llevamos en el negocio desde [año] y desde entonces hemos desarrollado la filosofía que [filosofía de la empresa]. Nuestro objetivo principal es [objetivo principal de tu empresa]. Nuestra misión es [dar declaración de misión].

Si estás leyendo esto, creemos que eres la persona adecuada para ayudarnos a cumplir nuestra misión y alcanzar nuestros objetivos.

1.1 Cambios en la política.

El presente manual sustituye a los anteriores manuales, memorandos y manuales del empleado. Nos reservamos el derecho a interpretar, cancelar, cambiar, suspender o impugnar, con o sin previo aviso, todas o parte de estas políticas, procedimientos y prestaciones en cualquier momento. Los cambios se notificarán a los empleados.

Los cambios entrarán en vigor en las fechas que determine la empresa. Tras la entrada en vigor de los cambios, las políticas anteriores quedan anuladas. Los gerentes y supervisores individuales no pueden cambiar las políticas.

1.2 Solicitudes de empleo.

Confiamos en la exactitud de la información de la solicitud de empleo y de cualquier otro dato que los candidatos faciliten durante el proceso de contratación.

Las falsificaciones, tergiversaciones u omisiones materiales pueden dar lugar a la exclusión del candidato de la consideración para el empleo. Si el candidato ha sido contratado, puede considerarse la rescisión del contrato.

1.3 Relación laboral.

El empleado acepta voluntariamente esta relación laboral y es libre de dimitir en cualquier momento por cualquier motivo o sin motivo alguno. Del mismo modo, [Nombre de la Empresa] es libre de concluir su relación con cualquier empleado en cualquier momento por cualquier motivo o sin él. Después de un periodo de prueba, se aplica la Política de Terminación de Empleo de la Sección 3.4.

2. Definiciones de la condición de empleado:

Un "empleado" de [Nombre de la Empresa] es una persona que trabaja regularmente para [Nombre de la Empresa] sobre una base salarial. "Empleados" puede incluir empleados exentos, no exentos, temporales, regulares a tiempo completo, regulares a tiempo parcial, y otros empleados que están sujetos al control y supervisión de [Nombre de la Empresa] en el desempeño de sus funciones.

2.1 Tipos de trabajadores.

• Exentos.
• No exentos.
• Regular a tiempo completo.
• Regular a tiempo parcial.
• Temporales.

3. Políticas laborales:

3.1 Orientación para nuevos empleados.

Recursos Humanos ofrece orientación a los nuevos empleados. Esto incluye una visión general de la historia de la empresa, una explicación de la visión, misión, valores, metas y objetivos de la empresa. La orientación también incluye una explicación de cuestiones fiscales y legales, beneficios y ayuda para cumplimentar el papeleo necesario.

A los empleados se les presentan los códigos, llaves, procedimientos y apretones de manos secretos necesarios para acceder a su lugar de trabajo. Los supervisores presentan a los nuevos empleados al personal, les explican los procedimientos de evaluación de la empresa, revisan el alcance del puesto y la descripción del mismo, y les ayudan a empezar a trabajar.

3.2 Acuerdo de confidencialidad y no divulgación.

Proteger los secretos comerciales y la información empresarial confidencial es esencial para el éxito de [Nombre de la Empresa].

Dicha información confidencial incluye (pero no se limita a): proyectos y propuestas pendientes, procesos de producción patentados, datos de compensación, registros de personal/nóminas, información financiera, estrategias de marketing y conversaciones con personas relacionadas con la empresa.

Como condición de empleo, los empleados deben firmar un acuerdo de no divulgación. Los empleados que divulguen o utilicen indebidamente información empresarial confidencial o secretos comerciales están sujetos a medidas disciplinarias, incluido el despido y acciones legales, incluso si la divulgación no les beneficia.

3.3 No discriminación.

[Nombre de la Empresa] no discrimina en las oportunidades o prácticas de empleo por motivos de raza, sexo, nacionalidad, color, religión, edad o discapacidad. Hacemos ajustes razonables para las personas cualificadas con discapacidades conocidas, a menos que hacerlo resulte en dificultades excesivas.

3.4 Periodo de prueba de los nuevos empleados.

El periodo de prueba para los empleados fijos es de [x] días a partir de la fecha de contratación. Es el momento para que la dirección evalúe a los nuevos empleados y para que los nuevos empleados evalúen a la empresa.

Durante el periodo de prueba, la empresa y el empleado pueden rescindir el contrato sin previo aviso. Una vez finalizado el periodo de prueba, se realizará una evaluación y se iniciarán las prestaciones correspondientes.

3.5 Horario de trabajo.

[Nombre de la Empresa] está abierto de [x a.m. a x p.m. de Día de la Semana - Día de la Semana], excepto en Días Festivos (Ver Sección 6.7, Días Festivos). La semana laboral estándar es de [x] horas (véase el apartado 4.3, Horas extraordinarias).

Para calcular las prestaciones del empleado, la semana laboral comienza el [día y hora] hasta [día y hora], a menos que un supervisor acuerde otra cosa con el empleado.

3.6 Periodos de almuerzo.

Los empleados reciben [x minutos] de descanso para el almuerzo. Las pausas para el almuerzo generalmente se toman entre las horas de [inserta horas].

3.7 Periodos de descanso.

[Nombre de la Empresa] permite descansos durante los siguientes horarios: [insertar horas]. Si los empleados tienen que ocuparse de asuntos personales imprevistos, deben notificarlo a su supervisor directo para discutir el tiempo fuera del trabajo y tomar las disposiciones necesarias. [Alternativamente: [Nombre de la Empresa] no permite descansos excepto durante el periodo de almuerzo].

3.8 Cierres por emergencia.

Las emergencias, como incendios, condiciones meteorológicas adversas o cortes de electricidad, pueden interrumpir el funcionamiento de la empresa. Los miembros del personal ejecutivo tomarán la decisión de cerrar en caso necesario. Los empleados recibirán una notificación oficial de sus supervisores si la empresa cierra debido a una emergencia.

3.9 Expedientes personales de los empleados.

Los expedientes personales de los empleados deben incluir su [inserte los documentos apropiados, como la solicitud de empleo, la descripción del puesto, el currículum vitae, los registros de formación, el historial salarial, los registros de medidas disciplinarias y/o los documentos relacionados con las revisiones del rendimiento, el entrenamiento y la tutoría del empleado].

Los expedientes personales son propiedad de [Nombre de la Empresa]. El acceso a la información que contienen está restringido. El personal directivo de [Nombre de la Empresa] que tenga una razón legítima para revisar el expediente está autorizado a hacerlo. Para revisar su propio expediente, los empleados deben ponerse en contacto con su supervisor o con el representante de Recursos Humanos.

Con un preaviso razonable, los empleados pueden revisar su expediente personal en las oficinas de la empresa y en presencia de su supervisor o representante de Recursos Humanos.

3.10 Cambios en los datos personales.

Los empleados son responsables de notificar a su supervisor o al Departamento de Recursos Humanos de [Nombre de la Empresa] los cambios de dirección postal, número de teléfono, nombre, número de personas a su cargo y contactos de emergencia. Los datos personales del empleado deben ser exactos y estar actualizados en todo momento.

3.11 Evaluación del rendimiento.

Los supervisores realizan revisiones formales del rendimiento cada [x meses]. Las revisiones informales del rendimiento pueden realizarse con mayor frecuencia.

Las revisiones del rendimiento sirven para que empleados y supervisores hablen sobre las tareas actuales y discutan ideas para alcanzar los objetivos laborales. El rendimiento está directamente relacionado con los aumentos salariales. Las revisiones del rendimiento tendrán un efecto directo en su remuneración.

3.12 Política de empleo externo.

Los empleados pueden tener trabajos externos en negocios o profesiones no relacionadas siempre que no haya conflicto de intereses, se cumplan los estándares de rendimiento y las exigencias de programación, y no se utilicen los recursos de [Nombre de la Empresa] para el empleo externo.

3.13 Acción disciplinaria.

[Nombre de la Empresa] exige a cada uno de sus empleados el cumplimiento de sus reglas y normas de conducta ética (ver Sección 5). [Nombre de la Empresa] espera que el supervisor del empleado tome medidas cuando los empleados se desvíen de ellas.

Aunque [Nombre de la Empresa] suele adoptar un enfoque progresivo de la disciplina, algunas acciones son motivo de despido inmediato.

Estas incluyen, pero no se limitan a:

• Acceso no autorizado a la propiedad de la empresa fuera del horario laboral.
• Utilizar equipos y/o vehículos de la empresa sin autorización.
• Robo.
• Insubordinación.
• Vandalismo o destrucción de la propiedad de la empresa.
• Falsear la imagen de [Nombre de la Empresa] ante un cliente, un posible cliente, el público en general o un empleado.
• Compartir las prácticas comerciales de la empresa.

3.14 Terminación del empleo.

Las rescisiones forman parte de la actividad del personal en cualquier empresa.

Ejemplos y definiciones de los tipos de rescisión más comunes:

• Terminación: Terminación de empleo iniciada por [Nombre de la Empresa].
• Despido: Terminación de empleo iniciada por [Nombre de la Empresa] por razones no disciplinarias.
• Dimisión: Terminación de la relación laboral iniciada por un empleado.

Los empleados exentos deberán notificarlo por escrito con al menos [(x) semanas] de antelación. Dado que el empleo con [Nombre de la Empresa] se basa en el consentimiento mutuo, tanto el empleado como [Nombre de la Empresa] tienen derecho a rescindir el empleo a voluntad, con o sin causa durante el Período Introductorio/Probatorio para Nuevos Empleados (Ver Sección 3.1, Período Introductorio/Probatorio para Nuevos Empleados).

Cuando un empleado no exento tiene la intención de terminar su empleo con [Nombre de la Empresa], él/ella deberá dar a [Nombre de la Empresa] al menos [(x) semanas] de aviso por escrito.

Los empleados que terminen su empleo con [Nombre de la Empresa] deberán devolver la propiedad de la empresa. No se realizará ningún pago final al empleado hasta que todos los artículos sean devueltos en condiciones apropiadas. El costo de reemplazar los artículos no devueltos se deducirá del pago final del empleado.

Cualquier obligación financiera pendiente con [Nombre de la Empresa] también se deducirá de la paga final del empleado.

La extinción de la relación laboral afecta a las prestaciones de la siguiente manera:

[Nombre de la Empresa] pagará las prestaciones devengadas y adquiridas que venzan y sean pagaderas en el momento del cese. Algunas prestaciones pueden continuar a cargo del empleado (véase el apartado 4, Prestaciones). Se informará al empleado de las prestaciones que pueden continuar y de cómo hacerlo.

3.15 Seguridad en el trabajo.

[Nombre de la Empresa] proporciona información a los empleados sobre temas de salud y seguridad en el trabajo a través de:

• Sesiones de formación.
• Reuniones.
• Tablones de anuncios.
• Notas.
• Otras comunicaciones escritas.

Los empleados deben ser precavidos y obedecer las normas de seguridad. Las condiciones inseguras deben comunicarse inmediatamente a un supervisor. La violación de las normas de seguridad, la creación de situaciones peligrosas o la omisión de informar o remediar tales situaciones pueden dar lugar a medidas disciplinarias, incluido el despido.

Se debe notificar inmediatamente a un supervisor en caso de lesiones relacionadas con accidentes, por insignificantes que sean. (Véase el apartado 3.16, Empleado que requiere atención médica).

3.16 Cuestiones de salud.

Estrictamente para la protección de la salud de los empleados, éstos deben informar a los supervisores o a los representantes de recursos humanos de las cuestiones relacionadas con la salud.

Se requiere una nota del médico indicando si el empleado puede desempeñar sus funciones laborales cuando o poco después de que se haya dado el aviso.

Los empleados deben notificar a su supervisor y al representante de Recursos Humanos si un problema de salud requiere una excedencia. Éstas se concederán caso por caso.

3.17 Si un empleado requiere atención médica.

Si un empleado requiere atención médica, el médico personal del empleado debe ser notificado inmediatamente. Si es necesario que el empleado sea visto por el médico o acuda al hospital, se llamará a un familiar para que traslade al empleado al centro adecuado.

Debido a posibles responsabilidades, los empleados de [Nombre de la Empresa] no serán responsables del transporte de otro empleado.

El empleado será responsable de los gastos de transporte cuando una emergencia requiera que los Servicios Médicos de Emergencia evalúen al empleado en el lugar.

3.18 Seguridad del edificio.

No se permite a los empleados entrar en la propiedad de la Compañía fuera del horario de trabajo sin la debida autorización.

Los empleados encargados de cerrar el negocio al final del día asumen la responsabilidad de cerrar las puertas, armar los sistemas de alarma y realizar cualquier cuidado adicional del edificio, como apagar las luces o ajustar los termostatos.

Los empleados a los que se les entreguen llaves de trabajo son responsables de ellas.

3.19 Suministros y gastos de la empresa.

Los empleados cuyas funciones habituales no incluyan la compra no realizarán compras en nombre de [Nombre de la Empresa] sin autorización por escrito.

Para realizar compras en nombre de la empresa, deberá contar con la autorización de [un directivo o supervisor].

3.20 Reembolso de gastos.

Los reembolsos inferiores a [x USD] se incluirán en la siguiente nómina ordinaria del empleado. Los importes superiores se tramitarán como factura. Los formularios de solicitud de reembolso deberán entregarse a [Departamento de Nóminas/Cuentas a Pagar].

Los gastos deberán ser aprobados previamente por los supervisores.

3.21 Visitantes en el lugar de trabajo.

Para proteger la seguridad de los empleados, los visitantes y las instalaciones, sólo se permiten visitantes autorizados en el lugar de trabajo. La restricción de visitas no autorizadas contribuye a garantizar la seguridad, protege la información confidencial, disminuye la responsabilidad en materia de seguros, protege el bienestar de los empleados y limita las distracciones.

3.22 Estacionamiento.

Los empleados deberán aparcar sus vehículos en los aparcamientos u otras zonas indicadas y facilitadas por la Empresa.

3.23 Cumplimiento de las leyes de inmigración.

Los nuevos empleados deben completar el Formulario de Verificación de Elegibilidad de Empleo I-9 y presentar documentación que verifique la elegibilidad de empleo y la identidad.

[Nombre de la Empresa] emplea a ciudadanos estadounidendes y no estadpunidenses autorizados a trabajar en Estados Unidos en cumplimiento de la Ley de Reforma y Control de la Inmigración de 1986.

Los empleados recontratados que no hayan completado un formulario I-9 con [Nombre de la Empresa] en los últimos tres años o cuyo formulario I-9 anterior ya no se conserve o no sea válido deberán completar otro.

4. Política salarial:

4.1 Aumentos de sueldo o salario.

Los salarios de los empleados se revisan [inserta tiempo]. La fecha de revisión del empleado suele coincidir con la fecha de aniversario del empleo o con la fecha de la anterior revisión salarial, aunque las revisiones pueden realizarse con mayor frecuencia, dependiendo de las circunstancias.

4.2 Control de horario.

(Lo siguiente es para los empleados que utilizan un reloj de fichar). Los empleados no exentos son responsables de registrar correctamente su tiempo trabajado. El tiempo trabajado es el tiempo realmente dedicado a realizar las tareas asignadas. Los empleados son responsables de registrar el tiempo empleado en trabajos individuales.

[Nombre de la Empresa] no paga por el tiempo dedicado a asuntos personales o descansos prolongados. El reloj de fichar es un instrumento legal. Alterar, falsificar, manipular los registros de tiempo, o registrar tiempo en el registro de tiempo de otro empleado resultará en una acción disciplinaria, incluyendo la terminación del empleo.

Los registros de tiempo se revisan semanalmente. Los cambios en los registros de tiempo deben ser aprobados [por un supervisor/gerente]. [La persona adecuada] puede responder a las preguntas sobre el registro de tiempo.

4.3 Horas extraordinarias.

La compensación por horas extraordinarias se paga a los empleados no exentos de acuerdo con las restricciones salariales y horarias federales y estatales.

Las horas extraordinarias se pagan por todas las horas trabajadas más de [x] por semana a razón de una vez y media la tarifa por hora regular del empleado no exento. El tiempo libre por asuntos personales, vacaciones o cualquier permiso no se considerará horas trabajadas a la hora de calcular las horas extraordinarias. Además, el tiempo de vacaciones no constituye horas trabajadas.

Todas las horas extraordinarias realizadas por un empleado por horas deben recibir autorización. Las horas extraordinarias trabajadas sin autorización del [supervisor] pueden dar lugar a medidas disciplinarias.

4.4 Días de pago.

Todos los empleados cobran [insertar calendario]. En el caso de que un día de pago programado regularmente caiga en fin de semana o día festivo, los empleados recibirán el pago [en/para el siguiente día de operación].

[Nombre de la Empresa] ofrece a los empleados un servicio automatizado de ingreso directo, que deposita automáticamente un recibo de sueldo en la(s) cuenta(s) bancaria(s) o de la cooperativa de crédito del empleado. Para utilizar este servicio, rellene un formulario de autorización de depósito directo, que está disponible en [insertar departamento].

5. Código Ético y Código de Conducta:

Las normas éticas y de conducta de [Nombre de la Empresa] son importantes y la Empresa se las toma en serio.

Se espera que los empleados sigan los códigos y normas en la conducción de los negocios de la Empresa y en el desempeño de su trabajo.

Desviarse de las reglas y normas de la empresa puede dar lugar a medidas disciplinarias, incluido el despido (véase el apartado 3.13, Acción disciplinaria).

6. Prestaciones y servicios:

[Nombre de la Empresa] ofrece un programa de beneficios para sus empleados [regulares a tiempo completo] y [regulares a tiempo parcial]. Sin embargo, la existencia de estos programas no significa que un empleado será necesariamente empleado por el tiempo requerido necesario para calificar para los beneficios incluidos y administrados a través de estos programas.

6.1 Seguros.

[Nombre de la Empresa] ofrece los siguientes programas de seguros de salud y vida para los empleados regulares a tiempo completo (según lo determinado por el portador de las pólizas).

• Seguro de salud. (Incluye lo siguiente según corresponda) [cuándo comienza la cobertura], [porcentaje de la prima que paga tu empresa], [porcentaje de la prima que paga el empleado], [cómo paga la prima el empleado, es decir, deducción de la nómina].
• Seguro de vida. (Describe brevemente aquí la póliza de seguro de vida de tu empresa.)

Este manual no contiene los términos y/o condiciones completos de ninguno de los planes de prestaciones de seguro actuales de la empresa. Sólo pretende proporcionar explicaciones generales.

[En caso de conflicto entre este manual y los documentos emitidos por una de las compañías aseguradoras de Nombre de la Empresa, se considerarán determinantes las directrices de dicha compañía].

6.2 Prestaciones COBRA.

La Ley Federal de Reconciliación Presupuestaria Consolidada (COBRA, por sus siglas en inglés) permite a los empleados y beneficiarios cualificados continuar con la cobertura del seguro de salud bajo el plan de salud de [Nombre de la Empresa] cuando un "evento calificador" normalmente resultaría en la pérdida de elegibilidad.

Algunos de los supuestos más comunes son:

• Dimisión.
• Cese en el empleo.
• Fallecimiento de un empleado.
• Reducción de la jornada laboral.
• Excedencia.
• Divorcio o separación legal.
• Hijo a cargo que deja de cumplir los requisitos de afiliación.

En virtud de COBRA, el empleado o beneficiario paga el coste total de la cobertura según las tarifas de grupo de [Nombre de la Empresa] más una tasa administrativa. [Nombre de la Empresa] proporciona a cada empleado elegible un aviso que describe los derechos bajo COBRA cuando el empleado se convierte en elegible para la cobertura bajo el plan de seguro de salud de [Nombre de la Empresa].

6.3 Simple IRA.

El plan Simple Investment Retirement Account (Simple IRA) ofrece a los empleados de [Nombre de la Empresa] una oportunidad de ahorro, crecimiento financiero y tratamiento fiscal favorable. El plan IRA ayuda a los contribuyentes a ahorrar reduciendo la renta bruta imponible.

6.4 Seguridad Social y Seguro de Enfermedad.

[Nombre de la Empresa] retiene el impuesto sobre la renta de los ingresos de los empleados y participa en los programas FICA (Seguridad Social) y Seguro de enfermedad de retención e igualación según lo exige la ley.

[Inserta aquí la información sobre las aportaciones de contrapartida].

Para cualquier año, los Aplazamientos Electivos de un Participante Contribuyente no excederán los [x USD] (indexados por aumentos del costo de vida de acuerdo a la ley). Consulta a [la persona adecuada] para conocer el porcentaje actual. Los empleados [regulares a tiempo completo] y [regulares a tiempo parcial] tendrán derecho a la prestación después de [x meses] de empleo ininterrumpido.

6.5 Vacaciones.

Las vacaciones pagadas están disponibles para los empleados regulares a tiempo parcial y regulares a tiempo completo después de su primer aniversario con [Nombre de la Empresa].

Las horas de vacaciones pagadas se basan en lo siguiente:

• El tiempo de vacaciones se acumula a razón de [x] horas por hora trabajada durante los primeros [x] años de empleo.
• Las vacaciones ganadas pueden utilizarse después de [x meses/x año(s)] de empleo continuo.

Las vacaciones no disfrutadas se abonarán en la última nómina del trabajador en el momento de su despido. Se puede transferir una semana de vacaciones pagadas de un año natural al siguiente.

Para vacaciones de más de una semana, las solicitudes deben recibirse por escrito al menos [X] días antes del período de vacaciones propuesto.

6.6 Mantenimiento de registros.

El [Departamento de Recursos Humanos] mantiene los registros de días de vacaciones.

6.7 Vacaciones.

[Nombre de la Empresa] observa los siguientes días festivos [no] pagados por año para todos los empleados [no exentos]:

• Año Nuevo.
• Día de los Caídos.
• Día de la Independencia.
• Día del Trabajo.
• Día de Acción de Gracias.
• Día después del Día de Acción de Gracias.
• Día de Navidad.

6.8 Servicio de jurado y permiso militar.

A los empleados se les concederá tiempo libre no retribuido por jurado o permiso militar. Los empleados regulares se mantendrán en nómina activa hasta que finalicen sus deberes cívicos. Se requiere una copia de la citación para el servicio de jurado y la documentación asociada.

7. Comunicaciones con los empleados:

7.1 Procedimiento para la tramitación de quejas.

En condiciones normales de trabajo, los empleados que tengan un problema, pregunta o queja relacionada con el trabajo deben dirigirse primero a su supervisor inmediato para obtener la solución más rápida y mejor. Si el empleado y el supervisor no resuelven el problema, [Nombre de la Empresa] anima a los empleados a ponerse en contacto con el [Representante de Recursos Humanos].

7.2 Tablones de anuncios.

Los empleados son responsables de leer los anuncios importantes y la información publicada en los tablones de anuncios en [lugares].

7.3 Buzón de sugerencias.

[Nombre de la Empresa] anima a los empleados que tengan sugerencias que no quieran dar verbalmente o en persona a que las escriban y las dejen en el buzón de sugerencias [ubicado en x]. Si se hace de forma anónima, se tendrá cuidado de proteger la privacidad de los empleados. [Un miembro de la alta dirección] comprueba el buzón con regularidad.

7.4 Reuniones de personal.

Las reuniones de personal se celebrarán [insertar horario]. Estas reuniones permiten informar a los empleados sobre las actividades de la empresa y las noticias importantes. También es una oportunidad para reconocer el rendimiento de los empleados.