Plan de recuperación ante desastres

Esto te ayudará a identificar con precisión cómo el desastre puede afectar a tu negocio, qué activos y procesos se verán comprometidos y cuál sería un plazo razonable para la recuperación.

Además, especifica objetivos, como los niveles operativos mínimos a los que se debe restaurar el negocio, así como el tiempo y esfuerzo que se debe dedicar al proceso de recuperación.

Una vez que esto esté completo, enumera las funciones y responsabilidades de otras personas que también participan en el proceso de implementación. Esto ayudará a que todos tengan una comprensión clara de tus expectativas.

Tus empleados deben comprender bien el plan y el papel que desempeñarán, incluidas las tareas y responsabilidades específicas. Siempre es bueno realizar una actualización periódica sobre este tema, especialmente después de una revisión o actualización de los planes de recuperación ante desastres.

Identifica cuáles son fundamentales para restaurar las operaciones inmediatamente después de un desastre. Para cada función comercial que se verá afectada por el desastre, identifica cuáles son sus recursos críticos y qué se puede necesitar como solución temporal.

Ejemplos de activos y recursos:

• Empleados.
• Espacio de trabajo.
• Equipos de oficina y registros en papel.
• Tecnología e infraestructura informática.
• Instalaciones de producción y almacén.
• Maquinaria y equipamiento.
• Inventario.
• Servicios de terceros.

Según el tipo de desastre, es posible que debas considerar si es probable que algunos recursos, como materias primas y equipos, estén disponibles inmediatamente después del desastre.

Ten en consideración los recursos y activos que enumeraste en el paso anterior y actualízalos, si es necesario. La cobertura de seguro integral debe incluir los costos directos e indirectos relacionados con el desastre. Para respaldar una recuperación rápida, trata de averiguar cuánto tiempo es probable que te tome recibir pagos o reemplazos en caso de un desastre y cuál es el proceso.

Identifica qué documentos y datos son esenciales, y haz una copia de seguridad de estos con regularidad en un sistema de almacenamiento que no esté ubicado en la infraestructura física de tus instalaciones comerciales, o que dependa únicamente de ella.

Éste debe ser un proceso continuo. Querrás asegurarte de que ninguno de tus datos y documentos esenciales se pierda si, por ejemplo, un desastre natural destruye archivadores y equipos tecnológicos, o en el caso de una falla del servidor o ataque cibernético.

Dependiendo de tus necesidades de almacenamiento de documentos y datos, puedes considerar contratar los servicios de una empresa de administración de información y registros. Si tu empresa sólo mantiene registros digitales, es posible que desees considerar el uso de un servicio en la nube, que es una forma rentable y eficiente de mantener tus datos seguros.

Si tienes una pequeña empresa, es probable que designes a una sola persona, a menudo el propietario de la empresa, para que estés a cargo de todas las comunicaciones. Sin embargo, en este caso, debes designar al menos a una persona más como respaldo. Si tienes una empresa más grande, lo mejor es armar un equipo que se encargue de la comunicación.

Recopila toda la información necesaria para contactar a las partes interesadas, así como para acceder y administrar las plataformas de comunicación de tu empresa. Las partes interesadas incluyen empleados, inversionistas, prestamistas, proveedores, clientes, etc. Trata de tener al menos dos formas de contactar a todos.

Enumera las diversas audiencias que deberán contactarse, como empleados, proveedores, clientes, la comunidad circundante, inversores, etc., junto con los mensajes clave para cada grupo y los canales que utilizarás. Incluye quién será responsable de contactar a cada grupo de partes interesadas junto con un cronograma para enviar diferentes mensajes.

Para asegurarte de que tu plan de comunicación se implemente sin demora, puedes preparar plantillas para los diferentes tipos de mensajes y canales de comunicación. Esto puede incluir comunicados de prensa, notificaciones de sitios web, correos electrónicos, mensajes de correo de voz y publicaciones en Redes Sociales.

El plan de acción debe contener los procedimientos específicos que se deben seguir para que todas las funciones comerciales vuelvan a los niveles operativos mínimos aceptables. Los empleados responsables del proceso de recuperación (como se indica en el paso 2) deben tener una lista de pasos claramente definidos a seguir.

Ejemplo de pasos generales:

• Documentar pérdidas y daños.
• Identificar qué se puede salvar y dónde hay brechas cruciales que tienen prioridad.
• Presentar reclamos de seguros.
• Ejecutar la estrategia de comunicación (por ejemplo: comunicarse con los empleados, contactar a los proveedores sobre el camino a seguir, informar a los clientes).
• Implementar soluciones temporales (por ejemplo: transición de empleados para trabajar de forma remota).
• Realizar un seguimiento de la recuperación e informar sobre el progreso.
• Tener en cuenta lo que se puede mejorar para los planes futuros.

Esto es especialmente importante si hay cambios en tu empresa, como nuevos proveedores y empleados, cambios en los procesos o líneas de productos, o un cambio de ubicación. Asegúrate de que la información esencial y los datos de contacto estén siempre actualizados.