Reclutamiento

1. Análisis del puesto.

El primer paso esencial del reclutamiento es hacer un análisis del puesto. Una vez que hayas decidido reclutar para una vacante en tu empresa, primero debes definir de manera precisa dicha vacante y, al hacerlo, determinar al candidato ideal para el empleo.

En esta etapa se informa acerca de lo que se debe incluir en la descripción del puesto, determina qué métodos se utilizarán para anunciar la vacante y ayuda en el proceso de selección de empleados potenciales.

Qué buscar al hacer un análisis del puesto:

• Tareas y deberes propios del puesto.
• Procesos mediante los cuales se realizan dichas tareas y deberes.
• La naturaleza y condiciones del trabajo.
• Requisitos de conocimientos.
• Requisitos de habilidades.
• Atributos del candidato.
• Otras características como las habilidades blandas.

Tres de los métodos de análisis de puestos más comunes.

• Observación: Observa a los empleados que actualmente se encuentran en dicho puesto o en uno similar, y anota las tareas, deberes, responsabilidades que conlleva, los desafíos y riesgos que se enfrentan y, finalmente, las actitudes, habilidades y métodos que adoptan para hacer el trabajo con eficacia.

• Entrevista: Haz una serie de preguntas a los empleados en dicho puesto o en alguno similar, que te den una mejor idea de cuáles consideran que son sus responsabilidades y qué se les pide para hacer bien el trabajo.

• Encuesta: Pide a los empleados, superiores y gerentes que completen un cuestionario diseñado para brindar una comprensión más completa de lo que se necesita de una persona para tener un buen desempeño.

Una vez que tengas la información, utilízala para elaborar una descripción del puesto. Puedes usar nuestra plantilla de descripción de trabajo como apoyo.

Si formas parte de una organización grande, es posible que primero debas preparar una solicitud formal para cubrir la vacante.

2. Búsqueda y atracción de talento.

Esta sección trata acerca de las formas de informar a las personas que ofreces una vacante e invitarlos a postularse, y de cómo asegurarse de que la gente quiera trabajar en tu empresa.

Recluta desde adentro.

Si tienes una estrategia exitosa de gestión del talento, entonces el desarrollo de los empleados será una parte importante de la cultura de tu empresa, lo que significa que el candidato ideal para una nueva vacante ya puede estar entre el personal.

Házles saber a tus empleados que hay una vacante y anímalos a postularse. Las evaluaciones de empleados también son útiles para identificar a las personas con las habilidades y características adecuadas para el puesto.

Informar a tus empleados sobre una vacante tiene otro beneficio. La recomendación de empleados es una excelente manera de reclutar a tu candidato ideal. Tu personal ya conoce la cultura de la empresa, sabe cómo es el ambiente de trabajo y tiene una idea de cuáles de sus conocidos y amigos podrían ser perfectos para el puesto.

Un programa de empleados referidos puede fomentar sugerencias, y enviar un correo electrónico para recomendar a alguien es un buen lugar para comenzar.

Usa las redes sociales.

Cada vez más, las redes sociales son la forma en que las personas encuentran trabajo, por lo que usarlas para publicar ofertas de empleo mejorará la probabilidad de llegar a la comunidad profesional adecuada y crear tu propio grupo de talentos.

También es una excelente forma de desarrollar tu marca de empleador mediante la producción y el intercambio de contenido que muestre la cultura de la empresa y diferencie tu marca de otras, en términos de lugares en los que la gente quiere trabajar.

Crear una red de talentos en el sitio de tu empresa te ofrece una forma de comunicarte con candidatos potenciales, mantenerlos informados sobre nuevas oportunidades laborales y cubrir los puestos vacantes rápidamente.

LinkedIn ofrece muchas opciones para los empleadores que intentan conectarse con empleados potenciales. Según el sitio, el 90% de sus 230 millones de miembros están abiertos a nuevas oportunidades.

Las publicaciones de empleo en Facebook que son creativas y compartibles llegarán a candidatos activos y pasivos. Utiliza videos de reclutamiento e imágenes atractivas para captar la atención de los espectadores, éstas son excelentes herramientas que han demostrado ser efectivas.

También hay muchas bolsas de trabajo que se pueden usar para llegar a empleados potenciales. Algunas son más generales, pero hay otras que son regionales o específicas de la industria.

Te recomendamos que revises estos consejos sobre el social recruitment para saber qué funciona mejor y maximizar los beneficios del reclutamiento por redes sociales.

Usa portales de empleo.

Publica tus vacantes en los sitios especializados. Esta es una excelente forma de llegar a las personas rápidamente, pero debes saber que estos sitios varían en costo, alcance, calidad de los candidatos y el tiempo que tarda el comenzar a recibir solicitudes.

Una descripción del puesto no es adecuada para un anuncio. Un anuncio se enfoca en atraer el talento correcto al resaltar la propuesta de valor para el empleado en tu empresa, como beneficios, remuneración, cultura de la empresa, programas de desarrollo, etc. Evita las listas de requisitos y competencias.

Asiste a ferias de empleo.

Las ferias de empleo ofrecen a las empresas la oportunidad de conectarse con grandes grupos de candidatos calificados, ahorrar dinero en publicidad y crear una marca de empleador. Hay algunas maneras de aprovechar al máximo el evento.

Dependiendo de cuál sea tu estrategia de contratación, selecciona las ferias cuidadosamente. Las ferias de empleo universitarias, por ejemplo, son excelentes para encontrar personal calificado de nivel inicial, pero no experimentado.

Las ferias de empleo son excelentes para comercializar una empresa. Antes de asistir, asegúrate de tener material de marketing como pancartas y folletos, y de invertir en algunos productos y obsequios (busca artículos que expresen la cultura de la empresa), y lleva tarjetas de presentación. La feria es también una gran fuente de contenido para las redes sociales.

Prepara algunas preguntas para los candidatos que visiten tu stand. Querrás concentrarte en preguntas específicas para la vacante, pero indagar sobre los intereses, pasatiempos y metas profesionales de los candidatos te ayudará a tener una idea de quiénes son y de si encajarían bien.

También pregúntales sobre lo que conocen de tu negocio. Esto ayudará en el proceso de selección, ya que separa a los candidatos verdaderamente interesados.

No olvides llevar formularios de solicitud de trabajo.

Organiza un evento de reclutamiento.

Un evento de reclutamiento es una estrategia de marketing que las empresas están adoptando para encontrar talento, promover su marca de empleador y hacer que la conexión con los candidatos sea más personal.

Busca otra fuente.

Si bien las bolsas de trabajo, los anuncios de ofertas de trabajo y las ferias de empleo son las herramientas para cubrir la mayoría de los puestos vacantes, los cargos más altos en una empresa requieren un enfoque más activo y agresivo.

Mientras esperas que una publicación llame la atención de un candidato altamente calificado y experimentado, puedes buscar activamente en la competencia y acercarte a ellos directamente si cumplen con los requisitos.

A las personas que están buscando trabajo se les conoce como candidatos activos, y a la fuerza laboral que no busca empleo, se les llama candidatos pasivos. Sin embargo, estos últimos están dispuestos a cambiarse de empresa si les ofrecen un salario más alto, desarrollo profesional y un mejor equilibrio entre la vida laboral y personal.

Crea una página de carrera.

La página de carrera de una empresa puede atraer candidatos e impulsarlos a dedicar su tiempo a postularse, o puede disuadirlos de comprometerse más con la empresa.

Muchas empresas no invierten en su página de carrera. Una lista de vacantes sin atención a la experiencia del usuario o sin especificar las razones por las que alguien podría querer trabajar en tu empresa, hará que los candidatos pierdan el interés.

Nueve elementos para mejorar tu página de carrera:

1. Una misión clara e inspiradora.
2. Definiciones de candidatos ideales.
3. Contenido interesante.
4. Una visión honesta de la cultura de la empresa, el día a día en la oficina, los beneficios y las actividades diarias.
5. Descripciones de puestos que definan claramente las funciones y responsabilidades, y ajuste estratégico.
6. Experiencia de usuario sencilla y positiva.
7. Los valores fundamentales de la organización.
8. Aportaciones de los empleados actuales.
9. La historia de la empresa.

Herramientas de reclutamiento:

Hay aplicaciones de software que los reclutadores usan para recopilar y administrar información de candidatos, encontrar empleados potenciales, buscar perfiles y currículos, contactar prospectos y monitorear los resultados de contratación.

1. Avature realiza un seguimiento de los solicitantes, ayuda en el reclutamiento en campo y administra a los empleados referidos.

2. Hunter es un software de búsqueda que verifica correos electrónicos profesionales de dominios y empresas, y encuentra direcciones utilizando nombres, apellidos y sitios web empresariales.

3. LinkedIn se puede usar para buscar buenos candidatos. Las empresas pueden comprar publicidad en el sitio para promover vacantes.

3. Criba curricular y selección:

Esta fase del proceso de contratación suele ser el primer contacto realmente importante que los candidatos tienen con una empresa. Es esencial que hagas de esta parte una experiencia fluida y positiva para los candidatos.

La investigación realizada por el sitio AON afirma que el 60% de las personas que buscan trabajo dicen haber tenido una mala experiencia al solicitarlo, mientras que un 83% opina que ese hecho puede hacerles cambiar de opinión sobre un cargo o una empresa que antes les gustaba.

Además, de quienes informan haber tenido una mala experiencia como candidato, el 72% comparte sus experiencias en los sitios web de evaluación de empleadores o en redes sociales.

Selección del mejor candidato.

Al recibir solicitudes, deberás revisarlas para identificar a los mejores candidatos para comenzar con la selección. A continuación, Betterteam te presenta un proceso que funciona muy bien.

Comienza con un correo electrónico de agradecimiento. Éste le indica al candidato que has recibido su solicitud y le informa qué esperar a continuación.

Revisa los currículums rápidamente y verifica que tengan los requisitos mínimos. Estos sólo deben ser requisitos que sean absolutamente necesarios. Ignora todo lo demás, ya que puede hacer que pierdas buenas contrataciones debido a sesgos, etc. Puedes usar software de análisis de currículum para agilizar este proceso.

Envía un correo electrónico de evaluación de 5 preguntas que no debería demorar más de 20 minutos en completarse. Si es posible, evalúalos en algo específico que deben saber si califican para el trabajo. Las personas que no se toman en serio el empleo no responderán a estas preguntas. Busca personas que respondan bien y que obviamente dediquen tiempo y esfuerzo para contestar.

Realiza una entrevista telefónica con quienes tengan los mejores resultados. También puedes optar por entrevistar a los candidatos a través de una videollamada.

Para los finalistas, programa una entrevista final. Revisa los currículos y luego haz preguntas sobre las lagunas o inconsistencias que encuentres. Pide números sobre afirmaciones específicas (si dicen que aumentaron las ventas, pregunta cuánto. Luego vuelve a consultarlo más tarde para detectar información falsa). Asegúrate de hablar acerca del salario, horario, etc.

Si es posible, establece una prueba donde realicen el trabajo real del puesto, recibiendo un pago y por un breve período de tiempo.

Tipos esenciales de preguntas en una entrevista laboral:

• Preguntas básicas (sobre cuestiones personales, formación, experiencia laboral, la compañía y habilidades blandas).
• Preguntas para conocer el comportamiento del candidato.
• Preguntas que ayuden a determinar el nivel de liderazgo.
• Preguntas acerca de manejo del estrés.
• Preguntas con situaciones laborales hipotéticas.
• Preguntas para conocer el tipo de inteligencia emocional del candidato.
• Preguntas sobre habilidades de comunicación.
• Preguntas de cultura general o acertijos.

Antes de tomar una decisión final entre los candidatos que han llegado hasta esta fase, debes hacer una verificación de antecedentes, pedir referencias laborales, y pedirles que realicen una prueba psicométrica.

Haz la oferta de trabajo.

Finalmente, el proceso de contratación ha traído a la superficie al candidato perfecto para el puesto. Ahora puedes enviarles una carta de oferta de trabajo, que les informará todo sobre el empleo, incluida la fecha de inicio, la compensación, horarios, beneficios y el título.

Te recomendamos leer nuestro artículo sobre cómo hacer una oferta de trabajo.

Para dar una buena impresión a los candidatos no seleccionados, envíales una carta de rechazo de trabajo, un documento que informa a las personas que no han sido elegidas para un empleo de manera formal y respetuosa.

4. Incorporación:

La incorporación es el proceso de integrar a un nuevo empleado a una empresa, presentarle la cultura organizacional de la empresa y prepararlo para el éxito en su nuevo rol. Manejar esta etapa con éxito mejorará la satisfacción laboral y el rendimiento, y conducirá a un mayor compromiso.

Inicia la incorporación.

El período que transcurre entre la aceptación de la oferta de trabajo por parte del nuevo empleado y su ingreso el primer día, es un tiempo que se puede emplear de manera productiva.

Envíales una carta de bienvenida. Es una buena forma de motivarlos y de informarles qué esperar para que no se sientan demasiado abrumados. Puedes incluir una hoja de horas y la descripción del trabajo, explicar cómo encajan en la organización y luego puedes pedirles que envíen cualquier pregunta que puedan tener.

Pídeles que llenen formularios con la información y datos necesarios para su contratación antes de su primer día. Esto ahorrará tiempo y le permitirá concentrarse en otros aspectos de su proceso de orientación.

Muéstrale al empleado el camino.

Independientemente de cuántas nuevas contrataciones realices en un año, un proceso minucioso y bien planificado garantizará que toques todas las bases necesarias. Además, hará que los nuevos empleados se pongan al día más rápido al facilitar la difícil transición.

Un buen proceso de incorporación familiarizará al nuevo empleado con el negocio, le mostrará cómo funcionan las cosas, establecerá relaciones tempranas y lo ayudará a adaptarse a la nueva cultura.

Qué incluir en el proceso:

• Una introducción a los miembros del equipo y superiores.
• Un recorrido por la empresa.
• Preparación de su entorno de trabajo.
• Introducción a los programas de formación de nuevos empleados.
• Algunas metas tempranas que deben alcanzar.

Comienza con la capacitación.

Para brindarle al nuevo empleado las habilidades y el conocimiento para comenzar a lograr las metas tempranas que has establecido para ellos, hazles pasar por una capacitación específica en las primeras etapas.

Debes asegurarte de que la capacitación sea agradable y relevante para el nuevo personal. Para mejorar el aprendizaje y traer a la superficie cualquier área que necesite más atención, haz que los empleados completen una tarea relevante lo antes posible.

La capacitación es una técnica poderosa para preparar a los nuevos empleados. Establece algunas metas tempranas y luego bríndales, a través de la capacitación, las herramientas y los procedimientos necesarios para lograr dichas metas. Ofrece retroalimentación tanto como sea posible.

La tutoría es otra gran herramienta para la capacitación. Agrupa al nuevo personal con empleados ejemplares, en pares, para que puedan ver cómo se hace el trabajo, cómo otros enfrentan los desafíos y ser testigos de la cultura de la empresa desde adentro.

5. Seguimiento:

Si bien es crucial para optimizar las operaciones de contratación, muchas organizaciones no supervisan el proceso para ver cuál de sus esfuerzos funcionó mejor para atraer candidatos, cuánto tiempo llevó contratar a alguien nuevo y cuánto les costó hacerlo.

Supervisar las operaciones de reclutamiento te ayudará a identificar dónde puedes mejorar la experiencia del candidato, qué enfoques conducen a las solicitudes de mayor calidad y dónde puedes ahorrar tiempo y dinero al contratar.

Cálculo de índices de rendimiento de reclutamiento.

Las empresas calculan los índices de rendimiento de reclutamiento para ver qué tan exitosos son sus procesos. Esta tasa muestra qué porcentaje de solicitantes pasan por cada etapa del proceso de contratación.

Este cálculo ofrece información sobre dónde se pueden realizar mejoras en el proceso de contratación. Si llegan muy pocas solicitudes, es posible que debas repensar el contenido de los anuncios de las vacantes. Si demasiados solicitantes pasan a la fase de entrevista, es posible que debas cambiar la forma en que selecciona a los solicitantes.

También es una tasa que es mejor realizar con regularidad y usar junto con otras métricas para obtener información más detallada. A su vez, podrás ver si realmente se están realizando mejoras.

Un software de seguimiento de candidatos ayuda a recopilar y conservar todos los datos que necesita para calcular los índices de rendimiento de contratación.

Fórmula de la tasa de rendimiento del reclutamiento:

Tasa de rendimiento de reclutamiento = Número de candidatos contratados ÷ Número de candidatos que ingresaron al proceso de contratación

Ejemplo 1:

En total, 250 personas solicitaron un puesto en la empresa y, finalmente, cinco fueron contratadas.

Tasa de rendimiento de reclutamiento = 5 ÷ 250

Tasa de rendimiento de reclutamiento = 0.02

Puedes ver que el índice de rendimiento de reclutamiento para este ejemplo es del 2%.

Ejemplo 2:

La fórmula se puede modificar un poco para calcular el índice de rendimiento de cada etapa del proceso de contratación. Digamos que 90 solicitantes recibieron tareas durante la selección, y sólo 40 las completaron correctamente y a tiempo, y así pasaron a la primera entrevista.

Tasa de rendimiento de reclutamiento en la etapa n = Número de candidatos contratables de la etapa n ÷ Número de candidatos que ingresaron a la etapa n

Tasa de rendimiento de reclutamiento en la etapa de asignación = 40 ÷ 90

Tasa de rendimiento del reclutamiento en la etapa de asignación = 0.44

Puedes ver que el índice de rendimiento de reclutamiento en la fase de asignación del proceso fue del 44%.

Ejemplo 3:

La primera fórmula también se puede utilizar para comparar los rendimientos de diferentes fuentes de reclutamiento. Digamos, de 200 solicitudes recibidas de una agencia de contratación, se contrataron 7 personas y, de 150 solicitudes recibidas a través de un anuncio de Facebook, 13 fueron contratadas. Los dos se pueden comparar.

Tasa de rendimiento de contratación para la agencia de contratación = 7 ÷ 200 = 3.5 %

Tasa de rendimiento de reclutamiento para anuncios de Facebook = 8.6%

Puedes ver que el rendimiento del anuncio de Facebook es mejor que el de la agencia de contratación, en este caso.

Medición de las fuentes de contratación.

Estas fuentes son una métrica que identifica el canal de contratación más exitoso (agencias de personal, bolsas de trabajo, redes sociales, referidos, etc.) al mostrar el porcentaje de contrataciones que provienen de cada uno de ellos.

Su seguimiento ayuda a la empresa a centrar sus esfuerzos de contratación y su presupuesto al asignar más fondos a canales más exitosos y dejar de utilizar los menos exitosas.

Formas de medición:

• Encuestas de nuevas contrataciones: cuestionarios diseñados para revelar qué canales atrajeron a la mayoría de las contrataciones.
• Software de seguimiento de solicitantes: Busca un ATS que rastree estos datos, y donde puedas imprimir informes y gráficos.
• Informes del equipo de contratación: El equipo de contratación debe realizar un seguimiento de los solicitantes e informar sobre los mejores canales.
• Google Analytics: Al agregar enlaces UTM a los anuncios de trabajo, puedes realizar un seguimiento de la participación e impacto.

Cálculo del costo por contratación.

La métrica del costo por contratación ayuda a las empresas a ver cuánto dinero se utilizó para contratar a un nuevo empleado. Hacer dicho cálculo te permite presupuestar tu próxima ronda de contrataciones.

Para calcular el costo por contratación, necesitas:

• Los costos internos totales de reclutamiento: Estos son los costos internos del proceso de reclutamiento e incluyen, por ejemplo, los salarios del equipo de reclutamiento.
• Los costos totales de contratación externa: Dinero pagado a proveedores externos e individuos durante el proceso de contratación, incluidas tarifas de software, bolsas de trabajo, agencias de empleo y verificación de antecedentes.
• El número total de contrataciones: Esencialmente todas las personas que pasaron por el proceso de contratación y ahora son empleados a tiempo parcial o tiempo completo.

Calcula el tiempo medio de contratación y el time to fill.

Aunque el llamado "time to fill" y el "tiempo medio de contratación" a menudo se consideran lo mismo, las variables utilizadas para calcular cada una de estas métricas son ligeramente diferentes.

El tiempo medio de contratación mide el tiempo que tarda una empresa en contratar a un candidato, desde el primer contacto hasta la firma del contrato de trabajo.

Por ejemplo, una empresa contactó a un solicitante el 1ro de enero. El solicitante fue contratado el 20 de enero. El tiempo de contratación de este solicitante fue de 20 días.

El time to fill comienza a medir en un punto determinado por la empresa. Podría comenzar cuando se publique el anuncio de una vacante o cuando se conceda una solicitud oficial para ocupar un puesto.

Por ejemplo, una empresa publica una oferta de empleo el 1ro de enero y se contrata a un candidato el 20 de febrero. El tiempo que se tardó en cubrir el puesto fue de 51 días.

Se puede calcular el time to fill promedio y el tiempo medio de contratación, y luego compararlos para ver qué está funcionando en el proceso y dónde se pueden realizar mejoras. Idealmente, ambos períodos de tiempo deben ser bastante cortos.

Cálculo de la calidad de contratación.

La calidad de contratación mide el valor que un empleado aporta a una empresa. Sólo se puede calcular una vez que un nuevo empleado ha trabajado en la empresa por un tiempo.

Las empresas la pueden medir usando una combinación de variables o indicadores. Hay docenas, pero aquí te presentamos los más populares:

• Desempeño: Resultados cuantificables alcanzados.
• Adaptación: Qué tan bien encaja un empleado con el resto de la empresa.
• Pendiente de aprendizaje: El tiempo que le toma a un nuevo empleado comenzar a desempeñarse de manera óptima.
• Tasa de promoción: Con qué frecuencia se asciende a un empleado.
• Compromiso: El nivel de interés e iniciativa que muestra el empleado.
• Métricas previas a la contratación: Puntajes de las pruebas, número de referencias, etc.

Cada empresa elige qué indicadores usar para calcular la calidad de contratación. Puedes usar tantos como puedas encontrar datos confiables. La fórmula no cambia.

Más recursos de reclutamiento:

• Reclutamiento técnico.
• Tendencias de reclutamiento.
• Social recruiting.
• Staffing estratégico.